Como usar o Whatsapp de maneira profissional

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Fernando e Naiany Moraes

É inegável que Whatsapp seja uma ferramenta importantíssima em nossa rotina profissional. Entretanto, por desconhecimento ou por falta de atenção, muitos acabam usando o aplicativo de maneira inadequada, sendo, por vezes, inconvenientes.

Para ajudar você a utilizar o Whatsapp de maneira profissional com bom senso, preparamos várias dicas simples, mas que farão toda a diferença na hora de se comunicar com colegas de trabalho, com clientes ou parceiros.

 

O post Como melhorar a comunicação pelo whatsapp é um dos conteúdos mais acessados de nosso blog e por isso estamos voltando ao assunto, desta vez falando um pouco mais sobre regrinhas de etiqueta. Veja o que evitar na hora de usar o aplicativo.

Enviar mensagem fora do horário comercial

Nem sempre o dia de trabalho acaba às 18 horas, sobretudo quando se trata de empreendedores ou profissionais liberais. Engenheiros, arquitetos, coachs, advogados, consultores por vezes vão têm hora para parar de trabalhar. Isso não quer dizer que seus clientes, parceiros ou mesmo funcionários estarão fazendo o mesmo.

É preciso entender isso e evitar enviar mensagens em horários inconvenientes, a menos que seja algo extremamente urgente o que, convenhamos, não seria feito por WhatsApp.

Combine com seu interlocutor o horário de comunicação, inclusive se você pensa que precisará falar fora do horário comercial. Ex: um restaurante que precisa de serviços de social media pode ter mais demanda de trabalho durante do fim de semana e à noite, isso é natural e pode ser combinado antecipadamente.

Substituir o e-mail ou outras ferramentas pelo WhatsApp

Por ser de leitura linear continua, o WhatsApp é péssimo para pautar trabalho. Por isso, não invariavelmente, muitas tarefas solicitadas por WhatsApp não são feitas, ou simplesmente não ficam de acordo com o que foi pautado.

Tente usar apenas para pequenos detalhes e correções. No final, envie um resumo de tudo que foi combinado em tópicos, se possível por e-mail.

O e-mail ainda é utilizado por mais de 90% das pessoas e continua sendo uma ferramenta importantíssima no contexto profissional. Por ser costumeiramente acessado em um período do dia em que as pessoas agendam suas tarefas, é um meio muito melhor para organizar as pautas do dia.

Outra boa notícia é que há ferramentas de trabalho gratuitas que organizam todas as tarefas online, como o Trello e o Meinstertask. Isso evita cobranças desnecessárias de tarefas que já estão pautadas lá e podem ser checadas a qualquer hora de maneira visivelmente mais fácil de ser compreendida.

Se o problema é apenas agenda, o Google disponibiliza isso gratuitamente em seu smartphone, desde que tenha uma conta de e-mail no Gmail vinculada. Ou seja, não há desculpa para utilizar o WhatsApp para tratar de atividades triviais.

Enviar documento ou foto por WhatsApp

As imagens enviadas pelo WhatsApp perdem qualidade e dificilmente poderão ser utilizadas em certos serviços, como na publicidade, por exemplo. Se você envia uma imagem pelo WhatApp para a agência que faz as campanhas de sua empresa, saiba que o resultado da publicação será pior do que se fosse enviada por outro meio.

Por perderem definição, pode comprometer a legibilidade, além de tudo. Ao redigirmos este texto, conversamos com uma advogada que sofre muito este problema, pois sempre tem de cobrar de seus clientes os documentos por e-mail, refazendo todo o trabalho e perdendo tempo, porque alguns detalhes são difíceis de serem identificados ou não pode juntar no processo da maneira como deveria, porque a qualidade é muito ruim.

Importantíssimo: nunca utilize o próprio WhatsApp para tirar fotos, pois a qualidade fica pior ainda. Utilize a câmera do smartphone e envie a foto a partir da galeria, de preferência utilizando a opção “documentos” do WhatsApp.

Evite enrolação

Assim como você, ninguém tem tempo a perder. Muitas vezes, as pessoas enviam um “bom dia”, não escrevem mais nada, esperam a resposta e aí então começam a falar o que querem. Nessa, mais de meio dia pode ter se passado desde a primeira visualização. Seja direto, cumprimentando com cordialidade e já inserindo o assunto na sequência.

Da mesma forma, procure falar com a maior clareza e concisão possíveis, evitando textos longos ou que fiquem difíceis de serem compreendidos por quem está lendo.

Quanto maior a embromação, maior o risco de cometer gafes como estas.

Evite enviar áudios de assuntos urgentes ou importantes

Em muitas ocasiões, não dá para ouvirmos áudios de WhatsApp. Por outro lado, há o risco de ser uma piada, uma pegadinha, o gemidão do WhatsApp. As pessoas estão espertas e não abrem áudio ou vídeo sempre. Assim, prefira escrever. Se o assunto for muito extenso, ao menos introduza-o com um texto com começo, meio, fim, explicando os objetivos.

Evite gírias

Já abordamos aqui que, no ambiente profissional, não é correto utilizar gírias e, em alguns casos, abreviações. Procure escrever da maneira mais correta possível, respeitando o idioma e as pontuações necessárias. Atenção: o “R” do verbo infinitivo e o ponto de interrogação continuam existindo na língua portuguesa, então utilize-os ☺

 

Dicas rápidas

E se for urgente?

Liga

E se não for, mas corro o risco de esquecer o que quero falar?

Envia mensagem, mas destaca que não precisa ler ou responder agora.

E se pelo WhatsApp for mais fácil para a pessoa com quem conversamos?

Aí é um acordo entre vocês. Se estiver bom para ambas as partes, sem problemas.

E se utilizo o WhatsApp pelo computador?

Desligue o som, é muito chato para quem está ao lado e tem de ficar ouvindo aquelas notificações o dia todo.

Enfim, é inegável que o WhatsApp traz benefícios enormes para nossa vida profissional e por isso foi criada sua versão Business, que apresenta uma série de benefícios para quem utiliza. Mas é preciso utilizar a ferramenta de maneira responsável e com bom senso.

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